記録に残す

会社の会議においては、議事録が作成されます。会社によって議事録の中身は異なります。ほぼ一字一句全部をテープ起こしによって書き出し、書面で残しておく会社もありますし、そういった細かいことまでは記録せず、決定事項やそれに関連する事項などを箇条書き形式で書面に残しておく会社もあります。テープ起こしには時間がかかるため、従って長時間に及んだ会議のテープ起こしには莫大な時間が必要となるのです。ただし、これについては発言者が言ったそのままを記録に残すだけなので、意味が通じない文章でも構わないのです。

一方、テープ起こしによって内容を簡潔のまとめる議事録を作成することは意外に難しいです。会議の発言者全員が、簡潔で分かりやすい表現で話すとは限らないからです。また、テープで拾えないほど小さな声で発言したり、非常に早口で発言したような場合、テープを何度か巻き戻しても意味が理解出来ない場合もあります。実際の会議の場ではそういう発言があっても何事もなかったような雰囲気で先に進んでしまうことがあるのですが、議事録でこの場面を記録に残しておくかは非常に判断が難しいです。従って議事録作成途上で悩んだ場合、会議の際の司会者に記録に残すべきかどうかを聞くのも良いでしょう。司会者はその場面でその理解の難しい話を聞いていたので、記録に残しておく事項かどうかの判断が出来るのです。